Obsługa 12 umów dziennie między kancelariami

Wyzwanie

W lipcu 2024 roku kancelaria oszacowała, że ich pracownicy spędzili łącznie 17 godzin na samym przenoszeniu teczek między oddziałami. Przez opóźnienia w transporcie dwa ważne spotkania z notariuszem musiały zostać przesunięte o jeden dzień, ponieważ oryginały pełnomocnictw utknęły w drodze. Kosztowało to firmę około 2300 zł miesięcznie w samych roboczogodzinach asystentów, nie licząc irytacji partnerów zarządzających. Dokumenty często leżały na recepcji godzinami, bo nikt nie wiedział, kiedy dokładnie zostaną odebrane.

Podejście

Przeanalizowaliśmy godziny pracy sekretariatów w trzech różnych budynkach. Ustaliliśmy pętlę kurierską obsługiwaną przez jednego, stałego pracownika Tu Papeleta PR, który poznał układ klatek schodowych i kody do domofonów. Zdecydowaliśmy się na transport rowerowy, aby ominąć korki na ul. Kazimierza Wielkiego i problemy z parkowaniem, które we Wrocławiu są codziennością. System musiał być sztywny: konkretne godziny odbioru bez konieczności każdorazowego dzwonienia na dyspozytornię.

Rozwiązanie

Wdrożyliśmy system stałych odbiorów co 120-140 minut. Kurier Tu Papeleta PR zaczyna pierwszy kurs o godzinie 9:15 i kończy ostatnią pętlę o 16:45. Dokumenty są przekazywane bezpośrednio do rąk wyznaczonych asystentek, co wyeliminowało bałagan na biurkach recepcyjnych. Każda teczka jest skanowana przy odbiorze prostym terminalem, więc sekretariat widzi w systemie, że kurier jest już w drodze do drugiego biura.

Rezultaty

Kancelaria odzyskała czas swoich prawników i uspokoiła proces podpisywania dokumentów wielostronnych. Obecnie wszystkie umowy trafiają do właściwego biura w maksymalnie 87 minut od zgłoszenia gotowości do odbioru.

Harmonogram

1. 3 sierpnia 2024
   Audyt lokalizacji i ustalenie optymalnej trasy przejazdu przez Stare Miasto.
2. 8 sierpnia 2024
   Dwa dni testów z pustymi kopertami, aby sprawdzić realne czasy przejazdu w godzinach szczytu.
3. 12 sierpnia 2024
   Pełne wdrożenie pętli dla wszystkich 3 oddziałów kancelarii.