Bezpieczny transport 47 teczek osobowych w jeden dzień

Wyzwanie

Fabryka przenosiła dział kadr z hali produkcyjnej przy ul. Granicznej do nowego biurowca na ul. Legnickiej. Problem polegał na tym, że w 47 teczkach znajdowały się umowy i badania 156 pracowników. To dane, których nie można zostawić bez opieki nawet na minutę.

Zarząd bał się, że podczas zamieszania przy przeprowadzce ktoś niepowołany zajrzy do papierów lub — co gorsza — jedna z teczek zginie w transporcie. Tradycyjne firmy przeprowadzkowe nie chciały brać odpowiedzialności za zawartość segregatorów, a pracownicy biurowi nie mieli odpowiednich pojemników, żeby przewieźć to bezpiecznie własnymi autami.

Podejście

Do tego zadania oddelegowaliśmy Michała i Darka, naszych najbardziej doświadczonych kurierów, którzy pracują w Tu Papeleta PR od 2019 roku. Przywieźliśmy 3 aluminiowe skrzynie transportowe z zamkami szyfrowymi i zestaw 50 plomb z unikalnymi numerami.

Zastosowaliśmy prostą procedurę: każdy segregator był wkładany do skrzyni w obecności szefowej kadr, a po zapełnieniu skrzyni nakładaliśmy plombę, której numer był wpisywany do raportu. Trasa przejazdu o długości 8.4 km została zaplanowana tak, aby omijać remonty na pl. Jana Pawła II, co zminimalizowało czas przebywania dokumentów w aucie.

Rozwiązanie

Transport odbył się jednym kursem furgonetką wyposażoną w monitoring GPS. Michał pilnował załadunku w starym biurze, a Darek czekał już pod nowym adresem, żeby zabezpieczyć drogę od auta do windy. Dokumenty nie leżały na chodniku ani w ogólnodostępnym korytarzu nawet przez sekundę.

Użyliśmy wózków platformowych, żeby nie ryzykować upuszczenia segregatorów. Na miejscu, w nowym gabinecie na 3. piętrze, komisyjnie zerwaliśmy plomby przy biurku dyrektora. Wszystkie 47 teczek trafiło do nowych szaf w nienaruszonym stanie, dokładnie w tej samej kolejności, w jakiej stały wcześniej.

Rezultaty

Zadanie wykonaliśmy w rekordowo krótkim czasie, zachowując wszystkie procedury bezpieczeństwa danych osobowych.

Harmonogram

1. 8:15
   Przyjazd kurierów i plombowanie skrzyń na ul. Granicznej
2. 9:40
   Zakończenie załadunku i wyjazd transportu
3. 10:12
   Rozładunek w nowym biurowcu na ul. Legnickiej
4. 11:27
   Podpisanie protokołu odbioru przez dyrektora HR