Jak biuro rachunkowe z Wrocławia skróciło obieg faktur o 3 dni

Koszmar 20-go dnia miesiąca

Biuro Magnum obsługuje dokładnie 43 podmioty gospodarcze. W lutym 2024 roku sytuacja stała się krytyczna. Dwie duże firmy budowlane wysłały faktury pocztą w czwartek, licząc na dostarczenie w piątek. Dokumenty dotarły jednak dopiero we wtorek rano, czyli jeden dzień po terminie płatności składek i deklaracji. Pani Jolanta musiała pisać wyjaśnienia do Urzędu Skarbowego, co zajęło jej 3.5 godziny cennego czasu. Zamiast zajmować się księgowaniem, marnowała energię na prostowanie błędów logistycznych, na które nie miała wpływu.

W tamtym okresie zespół pracował w sobotę 16 marca, żeby nadgonić zaległości. Koszt nadgodzin dla 3 pracowników wyniósł biuro ponad 1100 zł w jeden miesiąc. To był moment, w którym właścicielka zrozumiała, że czekanie na listonosza to loteria, na którą jej firmy nie stać. Szukali kogoś, kto nie będzie tylko 'firmą kurierską', ale kimś, kto zrozumie, że ta konkretna teczka z napisem 'VAT' musi być na biurku przed kawą o 15:00. Papiery na biurku w 2 godziny stały się ich jedynym ratunkiem przed kolejnym chaosem.

Analiza przeprowadzona przez nasz zespół wykazała, że średni czas oczekiwania na dokumenty od klienta z osiedla Leśnica do biura na Ruskiej wynosił 48 godzin przy przesyłkach priorytetowych. W mieście wielkości Wrocławia to wynik nieakceptowalny. Tu Papeleta PR pokazała, że tę samą trasę można pokonać w 38 minut, wliczając w to korki na ul. Kosmonautów. Kluczem była rezygnacja z wielkich centrów logistycznych pod miastem na rzecz bezpośrednich przejazdów punkt-punkt, co od razu wyeliminowało ryzyko zagubienia pojedynczych faktur.

Pracowaliśmy w soboty tylko dlatego, że poczta nie dowoziła faktur na czas. W marcu ten problem po prostu zniknął.

Wdrożenie stałego grafiku odbiorów

Zamiast skomplikowanych aplikacji, zaproponowaliśmy prosty układ. We wtorki i czwartki nasz kurier Mariusz podjeżdża pod biuro o godzinie 14:15. Klienci biura Magnum wiedzą, że jeśli chcą, aby ich papiery zostały zaksięgowane w danym tygodniu, muszą zostawić teczkę w jednym z naszych 3 punktów depozytowych lub zamówić odbiór bezpośredni do 13:00. To wprowadziło dyscyplinę, której wcześniej brakowało. Klienci przestali dzwonić z pytaniem 'czy faktury już doszły', bo wiedzieli, że o 14:45 Mariusz jest już na schodach biura.

Logistyka B2B we Wrocławiu wymaga znajomości skrótów i godzin szczytu. Wyznaczyliśmy trasę, która omija najbardziej zakorkowane odcinki ul. Legnickiej, korzystając z bocznych uliczek Nadodrza. Dzięki temu nasze opóźnienia w skali miesiąca nie przekraczają 12 minut. Dla biura rachunkowego taka przewidywalność jest kluczowa, bo pozwala zaplanować pracę asystentek księgowych. Wiedzą one, że od 15:00 do 17:00 będą miały co robić, bo kurier już jedzie i zawsze dowozi kompletny materiał do pracy.

W kwietniu 2024 roku sprawdziliśmy statystyki. Na 87 zaplanowanych kursów, wszystkie 87 zostały zrealizowane zgodnie z harmonogramem. Ani jedna faktura nie zaginęła, ani jedna koperta nie została zalana kawą w aucie kuriera. To zasługa naszej zasady: zero przeładunków. Dokumenty zabrane od klienta jadą prosto do biura rachunkowego. Żadnych sortowni na Bielanach Wrocławskich, żadnych magazynów. Tylko samochód, kierowca i bezpieczna torba z dokumentami, która nigdy nie opuszcza jego rąk podczas transportu.

Kurier Mariusz zna już nasze kody do domofonów. Nie muszę nawet wstawać od biurka, żeby odebrać teczkę.

Konkretne wyniki: 3.2 godziny oszczędności tygodniowo

Skrócenie obiegu faktur o 3 dni to nie tylko sucha statystyka. W przeliczeniu na realny czas pracy zespołu Pani Jolanty, oznacza to odzyskanie około 3.2 godziny tygodniowo na osobę. Wcześniej ten czas marnowany był na telefony do klientów z pytaniami o brakujące dokumenty oraz na sprawdzanie statusów przesyłek w internecie. Teraz, gdy system dostaw jest sztywny i pewny, księgowe mogą skupić się na merytorycznej pracy, co przełożyło się na mniejszą liczbę błędów w deklaracjach o 22% w porównaniu do ubiegłego kwartału.

Finansowo biuro również wyszło na plus. Koszt obsługi przez Tu Papeleta PR to 320 zł netto miesięcznie. Wcześniej na same listy polecone i kurierów zamawianych ad hoc wydawali około 415 zł, nie licząc kosztów nadgodzin pracowników. Zatem zmiana na profesjonalną logistykę miejską przyniosła 95 zł oszczędności bezpośredniej oraz ogromną oszczędność pośrednią wynikającą z braku konieczności pracy w weekendy. To pokazuje, że taniej wcale nie oznacza lepiej, a stały partner w biznesie to fundament spokoju.

Interesującym efektem ubocznym była poprawa relacji z klientami biura. Przedsiębiorcy budowlani z Wrocławia docenili, że nie muszą już sami biegać na pocztę i stać w kolejkach przy ul. Świdnickiej. Wiedzą, że kurier Tu Papeleta PR i tak będzie u nich w okolicy i zabierze dokumenty przy okazji. To sprawiło, że 94% klientów dostarcza teraz dokumenty przed 10-tym dniem miesiąca, co wcześniej było nie do pomyślenia. Porządek w logistyce wymusił porządek w dokumentacji u samych klientów.

Bez zbędnego gadania — jak zacząć?

Jeśli prowadzisz biuro we Wrocławiu i masz dość czekania na spóźnione koperty, rozwiązanie jest bliżej niż myślisz. Nie potrzebujesz drogich systemów IT do zarządzania dokumentami, jeśli fizyczny papier i tak musi trafić do Twoich rąk. Zacznij od ustalenia dwóch dni w tygodniu, w których obieg dokumentów jest najbardziej intensywny. My zajmiemy się resztą. Działamy we Wrocławiu od 2018 roku i wiemy, gdzie najczęściej tworzą się zatory, więc pomożemy Ci ułożyć grafik tak, aby był najbardziej efektywny.

Nasza flota to małe, zwinne auta, które zaparkują wszędzie tam, gdzie duży kurier się nie zmieści. Obsługujemy Stare Miasto, Śródmieście i wszystkie dzielnice ościenne. Każdy nasz kurier ma przypisany stały rejon, więc z czasem staje się niemal częścią Twojego zespołu. To buduje zaufanie, które w branży finansowej i prawnej jest bezcenne. Nie jesteśmy anonimową korporacją, ale lokalnym partnerem, który dba o to, by Twoje faktury były bezpieczne od momentu odbioru do momentu położenia ich na Twoim biurku.

Kończąc tę historię, warto wspomnieć o Pani Jolancie, która w zeszłym miesiącu po raz pierwszy od 3 lat pojechała na urlop w okolicach 15-go dnia miesiąca. Mogła to zrobić, bo wiedziała, że wszystkie dokumenty są już w biurze i jej zespół poradzi sobie bez niej. To jest największa wartość naszej pracy — dajemy czas i spokój tym, którzy najbardziej go potrzebują. Skontaktuj się z nami, a przygotujemy wycenę dopasowaną do Twojej liczby klientów i lokalizacji ich siedzib we Wrocławiu.