3 błędy przy wysyłce deklaracji celnych kurierem

Błąd pierwszy: Niekompletne dane adresowe i brak numeru EORI

Częstym problemem, z którym mierzą się nasi kurierzy przy odbiorach na ul. Świdnickiej czy w okolicach Bielan Wrocławskich, jest wpisywanie ogólnego adresu firmy bez wskazania konkretnego pokoju lub osoby odpowiedzialnej. Dokumenty celne, takie jak faktury proforma czy świadectwa pochodzenia, trafiają wtedy do ogólnego sekretariatu, gdzie leżą średnio 3 godziny, zanim ktoś je zidentyfikuje. W logistyce B2B to czas, który decyduje o tym, czy transport wyjedzie z Wrocławia jeszcze tego samego dnia przed godziną 16:00.

Zapominanie o wpisaniu numeru EORI na deklaracji to kolejny standardowy błąd, który wychodzi dopiero podczas odprawy. Numer ten jest niezbędny dla każdej firmy handlującej poza Unią Europejską, a jego brak w dokumentacji przygotowanej dla kuriera oznacza, że agencja celna nie może ruszyć z procedurą. Statystycznie 12 na 47 przesyłek, które obsługujemy w skali miesiąca, ma braki w podstawowych danych identyfikacyjnych firmy, co wymusza dodatkowe telefony i poprawianie papierów na masce samochodu kurierskiego.

Najlepszą praktyką jest przygotowanie stałego szablonu adresowego dla wszystkich partnerów logistycznych. W Tu Papeleta PR zalecamy naszym 74 stałym klientom, aby do każdej koperty dołączali list przewozowy z numerem telefonu bezpośrednio do pracownika działu logistyki. Skraca to czas przekazania teczki o blisko 22 minuty, co w godzinach szczytu we Wrocławiu pozwala kurierowi uniknąć największych korków na obwodnicy i dostarczyć papiery do celu przed zamknięciem biura.

Jeden brakujący numer EORI na fakturze potrafi wstrzymać transport towaru o wartości 45 000 złotych na wiele dni.

Błąd drugi: Brak podpisu w słynnym polu numer 54

Dokument SAD składa się z wielu pól, ale to pole numer 54 jest krytyczne dla uznania deklaracji za ważną. To tutaj musi znaleźć się własnoręczny podpis osoby upoważnionej oraz pieczątka firmowa. Często zdarza się, że pracownik biurowy przygotowuje dokument, ale zapomina zanieść go do podpisu dyrektorowi lub prokurentowi. Kiedy nasz kurier podjeżdża po odbiór o godzinie 14:15, okazuje się, że dokument jest niekompletny i transport musi zostać przełożony na kolejny poranek.

Warto pamiętać, że organy celne są bardzo rygorystyczne co do formy podpisu. Musi być on czytelny i najlepiej wykonany niebieskim długopisem, co ułatwia odróżnienie oryginału od kopii. W Tu Papeleta PR zauważyliśmy, że blisko 9% dokumentów celnych, które odbieramy z wrocławskich biurowców, ma nieczytelne podpisy lub pieczątki, które są ucięte przez krawędź papieru. Takie błędy są wychwytywane przez urzędników skarbowych w 3 na 5 przypadków, co kończy się wezwaniem do uzupełnienia braków.

Aby uniknąć takich sytuacji, warto wprowadzić w firmie prosty system kontroli krzyżowej. Zanim kurier zostanie wezwany, druga osoba z zespołu powinna sprawdzić, czy wszystkie 3 kopie deklaracji są podpisane w tych samych miejscach. W firmach, które wdrożyły taką procedurę, liczba pomyłek spadła o 64% w ciągu pierwszego kwartału. My jako kurierzy dokumentowi zawsze czekamy te 3-4 minuty, aż klient sprawdzi papiery przy nas, bo wiemy, że powrót po jeden podpis to dodatkowy koszt i strata czasu dla obu stron.

Podpis niebieskim długopisem w polu 54 to najprostszy sposób, by uniknąć problemów z autentycznością dokumentu.

Błąd trzeci: Brak kopii zapasowej dokumentów u nadawcy

Wiele firm oddaje kurierowi jedyny oryginał dokumentacji bez robienia skanu lub kserokopii. To ogromne ryzyko, ponieważ w procesie logistycznym dokumenty przechodzą przez ręce kierowcy, magazyniera i celnika. Jeśli teczka zaginie lub zostanie zalana kawą, proces odtworzenia certyfikatów pochodzenia może trwać nawet 11 dni roboczych. Bezpieczniej jest zawsze zachować papierową kopię w biurze we Wrocławiu, dopóki transport nie zostanie odprawiony i towar nie przekroczy granicy.

Z naszego doświadczenia wynika, że firmy, które skanują dokumenty przed wysyłką, rozwiązują ewentualne problemy z agencją celną w zaledwie 35 minut. Wystarczy wysłać skan e-mailem, aby celnik mógł zweryfikować dane, podczas gdy oryginał jest jeszcze w drodze. My w Tu Papeleta PR oferujemy bezpieczny transport w twardych kopertach z usztywnieniem, ale i tak zalecamy klientom posiadanie cyfrowej kopii zapasowej każdego kontraktu i deklaracji, którą nam powierzają do przewozu między oddziałami.

Ostatnia ważna rzecz to chronologia dokumentów. Jeśli wysyłasz deklarację celną wraz z fakturą i listem przewozowym CMR, ułóż je w tej samej kolejności w każdej z 4 przygotowanych teczek. Bałagan w papierach wydłuża pracę urzędnika celnego o średnio 14 minut na każdą przesyłkę. Kiedy papiery są uporządkowane, odprawa przebiega płynniej, a Ty masz pewność, że kurier dostarczy kompletny zestaw dokumentów bez ryzyka, że coś wypadnie podczas sortowania w agencji.

Jak Tu Papeleta PR pomaga unikać tych opóźnień?

Działamy we Wrocławiu od 2018 roku i przez ten czas obsłużyliśmy setki pilnych transportów dokumentowych. Nasza procedura zakłada, że kurier pojawia się u klienta w ciągu 45 minut od zgłoszenia telefonicznego. Dzięki temu, że specjalizujemy się wyłącznie w dokumentach i logistyce B2B, nasi kierowcy wiedzą, jak wyglądają dokumenty celne i potrafią zwrócić uwagę na najbardziej oczywiste braki, jak brak pieczątki na pierwszej stronie faktury proforma.

Obecnie współpracujemy z 74 aktywnymi klientami z branży produkcyjnej i handlowej, dla których czas jest kluczowym wskaźnikiem. Nasz zespół składa się z 5 doświadczonych kurierów, którzy doskonale znają topografię Wrocławia i wiedzą, które urzędy celne pracują do której godziny. Nie jesteśmy wielką korporacją, więc do każdego zlecenia podchodzimy z dużą uwagą, dbając o to, by papiery trafiły prosto do rąk wyznaczonego pracownika agencji celnej, a nie na dno wspólnego kosza na listy.

Zamiast ryzykować wysyłkę ważnych kontraktów tradycyjną pocztą, lepiej postawić na transport bezpośredni. Koszt naszej usługi jest często niższy niż godzina przestoju nowoczesnej linii produkcyjnej oczekującej na surowiec zablokowany na granicy. Papiery na biurku w 2 godziny to dla nas standard, a nie obietnica bez pokrycia. Zapraszamy do sprawdzenia naszego cennika dla tras wewnątrz Wrocławia i okolicznych gmin, takich jak Długołęka czy Kobierzyce.